KVKK Aydınlatma Metni
iştebu! kullanıcıları ve web sitesi ziyaretçileri için kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni.
1. Veri sorumlusu
Veri sorumlusu POİEX TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ’dir. İletişim bilgileri Şirket Bilgileri sayfasında yer alır.
Verileriniz için veri sorumlusu kimdir?
iştebu’yu kullanan kişilerin kişisel verileri bakımından da bağımsız veri sorumlusu POİEX’tir; bağlı olduğunuz organizasyon (işvereniniz, okulunuz vb.) değildir. POİEX, bu verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını KVKK Madde 3 kapsamında kendi adına belirler. Bağlı olduğunuz organizasyon iştebu! üzerinden ayrı bir hizmet ilişkisi yürütür ve yalnızca kendi süreçleri için kendi veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder. Bu verilere ilişkin KVKK Madde 11 talepleri doğrudan POİEX’e iletilir; başvuru kanalı 7. bölümde yer alır.
2. Kişi grupları ve veri kategorileri
İşlemi yapan yetkili yemek hizmeti satıcısı yönetici hesabıyla bağlantılı olarak yapay zekâ destekli yemek alanına girilen yemek adı/açıklaması, malzeme adı ve gramı ile reçete sohbeti; OpenAI tarafından üretilen enerji tahmini, gıda etiketleri ve temsili yemek görseli; asistan yanıtı ile kapsam/model/prompt/sağlayıcı istek metaverisi ve taslağın ardışık sürümleri işlenir. Bu alan yalnız yemek/ürün bilgisi içindir ve kullanıcıya kişi, çocuk, sağlık veya başka hassas kişisel veri yazmaması bildirilir. İlk yapıştırma, sohbet ve taslak sürümleri onaydan sonra da belirlenmiş bir silme süresi olmadan uygulama veritabanında saklanır. Onaylanan reçete ve yemek alanları değiştirilene veya aktif hizmet ilişkisi için artık gerekli olmayana kadar tutulur. Maliyet/kullanım denetimi ayrıca sağlayıcı istek kimliği ve token/görsel adetlerini tutar.
Uygulama içi destek talebi açan kullanıcılar bakımından talep kategorisi ve durumu, kullanıcı ve destek ekibi mesajları, mesajlara eklenen en fazla üç JPEG, PNG veya WebP görsel ile dosya adı, içerik türü ve boyutu, kaynak ekran, uygulama sürümü, arayüz dili, isteğe bağlı aktif organizasyon bağlamı ve yetkili POİEX operatörlerinin özel iç notları işlenir. Görseller kırpılmadan yeniden kodlanarak EXIF/GPS üst verileri önce cihazda, ardından gerçek görsel içeriğini doğrulayan sunucuda kaldırılır. Tamamlanmayan yüklemeler özel Cloudflare R2 alanından bir gün içinde silinir; gönderilmiş görseller kişi başına toplam 30 MB sınırıyla özel depolamada saklanır ve yalnız kısa ömürlü bağlantılarla açılır. Konuşma kullanıcı ile yetkili POİEX operatörleri arasında kalır; organizasyon yöneticileri ve yemek firmaları erişemez. Yanıt metnini içermeyen genel bir native push, kullanıcıyı konuşmaya yönlendirebilir.
Aynı organizasyonun aktif yöneticisi, organizasyon yönetimi için çalışan, yönetici, veli ve öğrencilerin aktif veya sona ermiş organizasyon kaydını; bu kaydın sistemde oluşturulma ve varsa sona erme zamanını; rol, iletişim, veli ilişkisi ve sınıf/dağıtım grubunu görebilir. Tek kişi ekleme penceresi aynı organizasyondaki aktif ve sona ermiş kayıtları arar; yönetici seçtiği aktif öğrenciye bir form gönderiminde bir veya birden fazla veli bağlayabilir. Kesin seçim sunucuda durum belirteciyle doğrulanıp ayrı bir ikinci onay ekranı olmadan atomik uygulanır; benzer veya belirsiz öğrenci eşleşmesi karşılaştırma ve açık onay için durur. Yönetici başka aktif veli varken tek bir veli bağını kaldırabilir veya öğrenciyi sona erdirebilir. Hesabına bağlı bir yemek yararlanıcısının aynı organizasyondaki aktif üyeliği sona erdiğinde aktif yararlanıcı kaydı da sona erer ve son tarihi gelmemiş seçimleri iptal edilir; sona ermiş üyelik/yararlanıcı kaydı ile geçmiş yemek ve maliyet kayıtları mevcut denetim, faturalandırma ve uyuşmazlık saklama koşullarıyla korunur. Desteklenen yönetici akışlarında yeni veya sona eren öğrenci yemek kaydının işlemi yapan kullanıcısı mevcutsa, işlem kaynağı ve yeniden kayıtta önceki kayıt bağlantısı denetim amacıyla tutulur; eski kayıtlara geriye dönük aktör isnat edilmez. Aynı öğrencinin sona ermiş ve güncel kaydı ortak çocuk profili üzerinden organizasyon kapsamındaki yemek ve maliyet geçmişinin sürekliliğini korur. Kişi ve öğrenci detayında yalnız o organizasyona ait haftalık öğün ve maliyet geçmişi gösterilebilir. Puan, değerlendirme etiketi ve yorum metni kişiye atfedilmez ve bu ekranlarda gösterilmez. Bu amaçla ayrı bir analiz kaydı oluşturulmaz.
Okul yöneticisi, aile ayrılmasının öğrenci, veli/üyelik ve son tarihi gelmemiş gelecek seçim etkilerini önizleyip onaylayabilir. Onay, seçilen üyeyi ve o okulda aktif olarak velisi olduğu tüm öğrencileri yerel veli bağlarıyla birlikte tek işlemde sona erdirir. Bir öğrenci çıkarıldığında her velinin kalan kapsamı uzlaştırılır: başka aktif öğrencisi varsa velilik yetkisi sürer; yönetici veya aktif personel/yemek yiyen ise üyeliği velilik yetkisi olmadan korunur; başka kapsamı yoksa okul üyeliği sona erer. Son tarihi geçmiş seçimler ile geçmiş yemek ve maliyet kayıtları korunur.
Yetkili POİEX operatörünün hatalı bireysel veya toplu siparişi silmesi halinde işlemi yapan operatör ile silinen siparişin tarih, öğün servisi, sipariş sahibi/veren, adet, menü ve yemek snapshot’ı denetim kaydına alınır. Değerlendirilmiş veya faturası kesinleşmiş sipariş bu işlemle silinmez.
Şirket hesabının kurulumda, aktif veya pasif durumu; durum geçişi ve zamanı; işlemi yapan POİEX operatörü, şirket yöneticisi veya bağlantıyı etkinleştiren yemek hizmeti satıcısı yöneticisi; pasife alma nedeni ve en fazla 500 karakterlik operatör notu denetim kaydına alınır. Pasife alma sırasında açık ilişki, servis, bugünkü/gelecek atama ve siparişler varsa operatöre etki sayıları gösterilir; operatörün ayrıca açıkça onayladığı temizlik bu kayıtları tek işlemde kapatır veya kaldırır ve kaldırılan kayıt sayıları denetim kaydına yazılır. Mutabakata alınmış veya değerlendirme içeren atamalar bu yolla kaldırılmaz. Not alanına çocuk, sağlık, diyet, alerji veya başka hassas kişisel veri yazılmamalıdır.
| Kişi grubu | Başlıca veri kategorileri |
|---|---|
| Web sitesi ziyaretçisi | Dil tercihi, çerez tercihi, sayfa kullanımı, cihaz ve tarayıcı bilgileri, iletişim veya demo talebi içeriği; WhatsApp üzerinden demo talebi gönderilirse telefon numarası, mesaj ve yanıt kayıtları. |
| Yönetici | Ad, telefon, rol, organizasyon, yararlanıcı daveti, toplu sipariş, resmi unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi; menü/atama fiyat snapshot'ındaki KDV dâhil hakediş, efektif PHB, Alıcı toplamı, KDV/bedel bileşenleri ve hesaplama versiyonu; fatura numarası ve kanıt bağlantısı, şirket yöneticisinin ödeme beyanındaki ödeme tarihi, beyanı veren hesap, beyan zamanı ve isteğe bağlı özel depolamadaki PDF/görsel dekont; eşleşmeyen beyanın ret zamanı, işlemi yapan hesap ve gerekçesi; mutabakat/tahsilat referansı; fatura-yüklendi SMS'inin içeriği, kuyruk/gönderim durumu, sağlayıcı mesaj kimliği veya son hatası; fatura ve destek kayıtları. |
| Yararlanıcı | Ad, telefon, organizasyon üyeliği, yemek seçimi, iptal, puan ve duygu etiketleri (1–3 yıldız için en az bir olumsuz etiket veya boş olmayan not gerekir; 4–5 yıldız için gerekmez), geri bildirim (yemek değerlendirmesine eklenen, yemek firmasıyla paylaşılan isteğe bağlı serbest metin notu dâhil) ve uygulama içi görüş/öneriler (gönderildiği ekran, uygulama sürümü ve arayüz dili bilgisiyle). |
| Yemek hizmeti satıcısı yetkilisi | Ad, telefon, yemek hizmeti satıcısı organizasyonu, menü, teslimat, mutfak, resmi unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi, hakediş TR IBAN'ı; menü/atama fiyat snapshot'ındaki KDV dâhil hakediş, efektif PHB, Alıcı toplamı, KDV/bedel bileşenleri ve hesaplama versiyonu; gıda işletme kayıt numarası ve doğrulama durumu, satıcının doğrulama belgeleri (vergi levhası ve gıda işletme kayıt belgesi; özel depolamada tutulur, organizasyonlara açılmaz), fatura kanıt bağlantısı, mutabakat/tahsilat/hakediş referansı, fatura kayıtları ve oluşturduğu/kullandığı/iptal ettiği ekip davetinin durum-zaman denetim kaydı. |
| Davet edilen yemek hizmeti satıcısı ekip üyesi (aday) | Amaçlanan ekip arkadaşının telefon numarası davet oluşturulurken yalnızca geçici olarak normalize edilir ve 72 saatlik bağlantıda tek kullanımlık rastgele değere bağlı anahtarlı bir telefon eşleşmesi üretmek için kullanılır. SMS, davet eden satıcının mesaj için temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış görünen adını ve davet bağlantısını içerir. Ham telefon, oluşturma isteği kimliği, telefon doğrulama etiketi ve SMS içeriği platform sunucusunda saklanmaz. Sunucuda davet belirtecinin SHA-256 özeti; SMS gönderme çağrısının başarılı olup olmadığını gösteren boolean gönderim teyidi; organizasyon, operasyon erişimi olmayan üye rolü, davet eden/kullanan/iptal eden hesap, durum ve zaman denetim kaydı tutulur. Gönderim teyidi cihaz teslim raporu değildir. |
| Aktif yemek hizmeti satıcısı ekip üyesi | Ad, doğrulanmış telefon numarası, yemek hizmeti satıcısı organizasyonu, operasyon erişimi olmayan üye rolü, üyelik durumu ve zamanları, OTP/oturum kayıtları ile daveti kullanan hesap olarak davet denetim kaydı. Ayrı bir yönetici yükseltmesi yapılmadıkça menü, müşteri, mutfak, teslimat, fatura, hakediş veya ekip yönetimi erişimi bulunmaz. |
| Başvuru ve destek kişisi | E-posta adresi, varsa ad, telefon, organizasyon, mesaj içeriği, KVKK talebi, doğrulama ve yanıt kayıtları. |
| Çocuk / öğrenci (veli aracılığıyla) | Okul segmentindeki müşterilerde öğrencinin adı-soyadı, okul yöneticisi atarsa sınıf/dağıtım grubu, yemek seçimi, iptal, puan ve isteğe bağlı değerlendirme notu. Okul her öğrencinin organizasyon kapsamlı yemek kaydını oluşturur ve yönetir; veli üyeliği veya yetkisi öğrenciyi başka organizasyona kopyalamaz. Çocuk kapsamlı kod ikinci veliyi ayrı bir çocuk rızası kapısı olmadan yalnız ilgili okula ve aynı çocuğa bağlar. Çocuğa ait sağlık, diyet veya alerji verisi işlenmez. |
| Veli | Ad, telefon, organizasyon üyeliği ve velisi olduğu çocuk için yaptığı seçim/iptal/puanlama işlemleri (işlemi yapan hesap kaydı dâhil) ve bildirim için telefon numarası. Okul yöneticisinin ilk kayıtta girdiği veli adı isteğe bağlıdır, yalnız tamamen boş hesap adını doldurur ve mevcut hesap adını değiştirmez. |
| Davet edilen kullanıcı (aday) | Güncel Kişiler akışında okul veya şirket yöneticisinin tek tek ya da Excel'den en fazla 2.000 satır hâlinde bildirdiği telefon numarası; isteğe bağlı çalışan/veli hesap adı; okulda çocuğun adı; isteğe bağlı mevcut sınıf/dağıtım grubu; mevcut üyelik/yemek yiyen/veli ilişkisinin durumu ve üyelik veya veli bağlama SMS'inin alıcı, içerik, kuyruk/gönderim durumu, sağlayıcı mesaj kimliği veya son hatası. Okul yöneticisi öğrenci/veli ile personel kapsamını ayrı seçer ve yalnız seçilen aktif kayıtları uzlaştırır. Tek kişi penceresi aynı organizasyondaki aktif ve sona ermiş kayıtları arar; kayıtlı öğrenci seçilirse mevcut veliler gösterilir ve birden fazla yeni veli birlikte gönderilebilir. Kesin tek kişi kaydı, form gönderildiğinde sunucuda durum belirteciyle doğrulanıp ayrı ikinci onay olmadan atomik uygulanır; belirsiz eşleşme karşılaştırma ve açık onay için durur. Yapıştırılan Excel tablosu ayrı bir kayıt olarak saklanmaz; her satır ve maskeli SMS alıcısı ile tam mesaj uygulanmadan önce gösterilir. Yeni numara doğrudan aktif üyeliğe; eşleşen öğrencide farklı veli doğrudan aktif velilik bağına eklenir. SMS bilgilendirme amaçlıdır ve ayrı kabul gerekmez. Güncel akış ekleme veya tam liste uzlaştırması yapar; aktif öğrenci son velisi kaldırılamayacağı için velisiz bırakılamaz. |
| WhatsApp üzerinden iletişime geçen aday | Landing sayfasındaki sabit iletişim düğmesinden veya uygulama içindeki okul referansı kartından iletişimi kendisi başlatan kişinin telefon numarası, mesaj içeriği ve yanıt kayıtları. Okul referansında ayrıca referans verilen okul adı, şehir ve kaynak organizasyon bilgisi işlenir; çocuğa ait hiçbir veri yer almaz. |
Yetkili organizasyon yöneticisinin başlattığı seçim hatırlatmasında organizasyon ve hizmet günü, seçilen alıcı grubu, işlemi yapan yönetici, alıcı kullanıcı/telefon, veli mesajında seçimi eksik çocuğun ön adı, oluşturulan SMS (organizasyon adı, açık tarih ve seçim bağlantısı), yöneticiye bağlı istek kimliği, kuyruk/gönderim durumu, sağlayıcı mesaj kimliği ve son hata işlenir.
Native uygulama kurulumlarında, oturum açılmadan önce dâhil olmak üzere, canlı güncelleme teslimi için uygulama kimliği ve sürümü, native build, platform, işletim sistemi sürümü, Android’de kurulum için üretilip uygulama tercihlerinde saklanan rastgele UUID, iOS’ta Apple’ın aynı geliştiricinin uygulamaları için sağladığı identifierForVendor (IDFV), yüklü paket kimliği, güncelleme kanalı, canlı güncelleme eklentisi sürümü ve IP adresi işlenir. Bu akış ad, telefon, yemek veya fatura içeriği taşımaz.
Oturum açmış native kullanıcı kullanılabilir ilk uygulama ekranına ulaştığında önce uygulama içi açıklama gösterilir; işletim sistemi push bildirimi izin istemi yalnızca kullanıcı bildirimleri açmayı açıkça seçerse açılır. Bildirim çalışma zamanı istemi bulunmayan Android sürümlerinde de kayıt, aynı açık kullanıcı seçiminden sonra başlar. Yalnızca bildirimleri etkinleştiren kullanıcılar için şifreli FCM kayıt belirteci, rastgele kurulum UUID’si, hesap bağlantısı, platform, uygulama/native sürüm ve build, dil, saat dilimi ve son yenileme zamanı işlenir. Gönderim; bildirim başlığı/gövdesi, uygulama içi bağlantı ile sağlayıcı kabul veya hata kaydını içerir. Teslim edilen ve henüz değerlendirilmemiş aynı gün öğünleri için her güncel kuruluma genel ve kilit ekranında çocuk, yemek veya organizasyon adı göstermeyen değerlendirme hatırlatması gönderilebilir. Konu aboneliği, Firebase Analytics ve BigQuery teslimat dışa aktarımı etkin değildir.
Android uygulamasında oturum açan kişi sistemin tek SMS erişim isteğini kabul ederse, ilgili doğrulama SMS’inin içeriği yalnızca cihaz belleğinde geçici olarak işlenir. Uygulama altı haneli kodu ayıklayıp giriş alanına yerleştirir; mesaj içeriğini saklamaz veya iştebu! sunucusuna göndermez. Ret, iptal, zaman aşımı veya sistem hizmetinin kullanılamaması hâlinde manuel kod girişi devam eder.
3. İşleme amaçları
Yapay zekâ destekli yemek taslağı, satıcı kataloğunu doğru ve verimli yönetmek, destek ve hata incelemesi yapmak ve zaman içindeki ürün kalitesini değerlendirmek amacıyla sözleşmenin ifası ve meşru menfaat kapsamında işlenir. Reçete ve sohbet OpenAI API’ye iletilir; web araması kullanılmaz, metin yanıtı store=false ile istenir ve kullanıcı düzenleyip onaylamadan yemek kaydına uygulanmaz. İlk yapıştırma, sohbet ve taslak sürümlerinin süresiz saklanmasının ölçülülüğü, kesin saklama süresi ve hukuki dayanağı üretim kullanımı öncesinde hukuk danışmanı tarafından doğrulanmalıdır. OpenAI, varsayılan kötüye kullanım izleme günlüklarında API girdi ve çıktılarını hukuken daha uzun saklama gerekmedikçe 30 güne kadar tutabilir.
Organizasyon yaşam döngüsü kayıtları, devam etmeyen şirket hesaplarını operasyonel aksiyon kuyruklarından çıkarmak, pasifken güvenli olmayan işlemleri önlemek, geri dönen şirketin açıkça kuruluma devam etmesini sağlamak ve geçişleri denetlenebilir tutmak amacıyla işlenir. Hukuki dayanak sözleşmenin ifası ile doğru, güvenli ve hesap verebilir hizmet operasyonu meşru menfaatidir.
- Kullanıcı hesabı oluşturmak, OTP ile giriş sağlamak ve oturumu güvenli tutmak.
- Android’de kullanıcının tek SMS için verdiği sistem erişim tercihi sonrasında doğrulama kodunu cihaz üzerinde ayıklayıp giriş alanına yerleştirmek; mesajı saklamadan veya sunucuya göndermeden manuel giriş seçeneğini korumak.
- Aktif yemek hizmeti satıcısı yöneticisinin amaçlanan ekip arkadaşını operasyon erişimi olmayan üye rolüyle güvenli ve denetlenebilir biçimde organizasyona davet etmesini, davet kabul edildiğinde üyelik ve oturum yaşam döngüsünü yürütmeyi sağlamak; yönetici erişimi verilmesi gerekirse bunu daha sonra ayrı bir rol yükseltme işlemiyle yapmak.
- Günlük yemek seçimi, headcount, teslimat, iptal ve toplu sipariş süreçlerini yürütmek.
- Seçim süresi açık bir gün için, yetkili organizasyon yöneticisinin seçtiği eksik self-eater ve/veya veli gruplarına organizasyon adı, açık tarih ve seçim bağlantısını içeren operasyonel SMS hatırlatması göndermek ve gönderimi denetlemek.
- Geçmiş bireysel yemek seçimleri, yararlanıcı kayıt/ayrılma zamanları ve son 96 saatte başarıyla gönderilmiş tekil katılım daveti SMS’lerinden (telefon henüz ilgili aktif yararlanıcı/veli kaydıyla eşleşmiyorsa), kişi bazlı ara sonucu saklamadan toplu mutfak ve yemek adedi tahmini üretmek.
- Okul segmentindeki müşterilerde okulun öğrenci yemek kaydını oluşturup yönetmesini; yetkili velinin ayrı bir çocuk rızası kapısı olmadan yemek seçimi, iptal ve puanlama yapmasını; çocuk kapsamlı kodla ikinci veliyi yalnız ilgili okula ve aynı çocuğa bağlamasını sağlamak.
- Güncel Kişiler akışında okul veya şirket yöneticisinin tek kişi formunu ya da cihazda okunan en fazla 2.000 Excel satırını “Yeni kişiler ekle” veya “Tam listeyi güncelle” olarak tek atomik işlemle uygulamasını sağlamak. Tek kişi penceresi önce aynı organizasyondaki aktif ve sona ermiş kayıtları arar; kesin yeni veya seçilmiş kayıt form gönderildiğinde sunucuda durum belirteciyle doğrulanıp ayrı ikinci onay olmadan uygulanır. Benzer veya belirsiz öğrenci eşleşmesi karşılaştırma ve açık onay için durur. Excel akışında her satır ve etki uygulamadan önce önizlenir. Okul yöneticisi öğrenci/veli ile personel kapsamını ayrı seçer; bir kapsamdaki tam liste işlemi diğerini etkilemez. Excel dosyası sunucuya yüklenmez ve ham liste ayrıca saklanmaz. Şirket veya okul çalışanı telefonla; öğrenci, veli telefonundan bağımsız olarak normalize edilmiş tam adla eşleştirilir. Aynı adlı birden fazla öğrenci varsa yönetici yalnız kendi okulundaki adayların sınıfını ve aktif veli adlarını görüp doğru kişiyi seçer; sistem tahmin etmez. Eşleşen öğrenci için bir veya birden fazla farklı telefonlu veli girildiğinde mevcut veliler korunur ve yeni veliler tek uygulamada öğrenciye doğrudan bağlanır; ayrı davet kabulü gerekmez. Excel önizlemesi her oluşturma, doğrudan bağlama, sınıf/grup güncellemesi, organizasyon kaydı/velilik yetkisi değişikliği, gelecekteki seçim iptali ve maskeli SMS alıcısıyla gönderilecek tam mesajı gösterir. Yeni üyelik organizasyon adı, https://istebu.app/app ve aynı telefonla giriş yönlendirmesi içeren kodsuz SMS’i; okulda zaten aktif üye olan yeni veli ise öğrenciye bağlandığını bildiren SMS’i alır. SMS bilgilendirme amaçlıdır; yerel kuyruk alıcıyı, mesaj içeriğini, kuyruk/gönderim durumunu, sağlayıcı mesaj kimliğini veya son hatayı saklar ve sağlayıcı kabulü cihaz teslim raporu değildir. Ekleme modunda eksik satırlar işlem yapmaz. Tam liste eksik aktif öğrenci/çalışan organizasyon kayıtlarını sona erdirir ve açık gelecekteki seçimlerini iptal eder; ayrılan öğrencilerin bu okuldaki aktif veli bağlarını kapatır. Listede kalan öğrencilerin ek velileri dosyada tekrarlanmasalar da korunur. Aktif öğrenci velisiz bırakılamaz; veli çocuğu kaldıramaz, okul yöneticisi yalnız başka aktif veli varken tek bir veli bağını kaldırabilir veya öğrenciyi sona erdirebilir. Kullanıcı hesabı, diğer organizasyon üyelikleri ve geçmiş kayıtlar korunur; aktif yöneticiler üyelik sonlandırmadan ve personel çıkarımından korunur. Bu asgari kayıt ve çocuk yemek koordinasyonu müşteri hizmet sözleşmesinin ifası ile doğru, sınırlı ve güvenilir yemek operasyonu meşru menfaatine dayanır.
- Okul yöneticisinin ayrı aile/öğrenci ayrılma akışı, çıkarılacak öğrencileri, etkilenen veli üyeliklerini ve iptal edilecek son tarihi gelmemiş gelecek seçimleri onaydan önce gösterir. Aile onayı seçilen üyeyi ve o okulda aktif olarak velisi olduğu tüm öğrencileri; öğrenci onayı ise öğrenciyi ve artık başka kapsamı kalmayan son velinin okul üyeliğini atomik olarak sona erdirir. Kullanıcı hesabı, diğer organizasyon üyelikleri, son tarihi geçmiş seçimler ve geçmiş kayıtlar korunur.
- Desteklenen istemci geçişi boyunca veli uzlaştırmasını talep etmeyen eski istemciler eksik öğrenci kaydını sona erdirirken veli bağını, velilik yetkisini ve üyeliği korur.
- Hukuka uygun olarak mevcut hizmet veya destek ilişkisi için tutulan tek bir doğrudan telefon numarasına ve/veya seçilen organizasyonun aktif yemek yiyen, veli ve yönetici gruplarına hizmetle ilgili operasyonel duyuruyu SMS ve/veya native push ile iletmek. POİEX operatörü tekilleştirilmiş alıcı/cihaz sayılarını önizler, iç gönderim nedenini kaydeder ve pazarlama dışı amacı açıkça teyit eder; doğrudan numaranın hesabı yoksa yalnız SMS gönderilir. Toplu telefon listesi, CSV, global yayın veya otomatik gönderim kullanılmaz.
- Web sitesindeki sabit iletişim düğmesinden veya şirket, okul ve yemek firması sayfalarındaki demo bağlantılarından WhatsApp üzerinden kendi isteğinizle başlattığınız talebi yanıtlamak ve satış görüşmesini yürütmek.
- Bir velinin uygulama içinden, iştebu’yu çocuğunun devam ettiği başka bir okuldaki ilgili kişiyle tanıştırmak için kendi isteğiyle WhatsApp üzerinden başlattığı okul referansı talebini yanıtlamak ve satış görüşmesini yürütmek.
- Yemek hizmeti satıcısı ve organizasyon tarafındaki operasyonu, kalite ölçümünü ve destek taleplerini yönetmek; uygulama hakkında gönderilen görüş ve önerileri ürünü iyileştirmek için değerlendirmek.
- Fatura, muhasebe, tahsilat, satıcı hakediş ödemesi, uyuşmazlık ve yasal kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek.
- Yemek hizmeti satıcısının gıda işletme kaydını (GGBS) ve vergi mükellefiyetini (GİB) aktif link, menü ataması ve hakediş öncesinde doğrulamak.
- Görsel içerikleri yüklemek ve sunmak, veritabanı yedekleriyle hizmet sürekliliğini sağlamak.
- Hata izleme, güvenlik, performans teşhisi, cron izleme ve yalnızca onay verilirse web analitiği yapmak.
- Native build ile uyumlu, imzalı mobil güncellemeleri güvenli biçimde teslim etmek; teslimi ve benimsenmeyi ölçmek, sorunları teşhis etmek ve gerektiğinde güncellemeyi geri almak.
- Kullanıcının etkinleştirdiği operasyonel push bildirimini tek bir native kuruluma teslim etmek, kayıt belirtecini güncel tutmak ve sağlayıcı kabulünü teşhis etmek.
Olası öğrenci eşleşmesinde adlardan biri diğerinin ardışık bir parçası ve soyadları aynıysa mevcut ve Excel’deki çocuk adları, sınıfı ve aktif velilerin adlarıyla maskeli telefonları yetkili okul yöneticisine karşılaştırma için gösterilir; veli adı ve telefonunun birebir eşleşmesi yalnız öneri kanıtıdır ve birleştirme kararını yönetici verir. Yönetici mevcut çocuk adını koruyabilir veya Excel’deki adı Türkçe kurallarla biçimlendirilmiş haliyle açıkça güncelleyebilir; çözülemeyen olası eşleşme tam listeden çıkarılmaz.
4. Toplama yöntemi ve hukuki sebep
Dağıtım grubu adı serbest metindir; organizasyon yöneticisi bu alana sağlık, alerji veya beslenme bilgisi yazamaz.
Organizasyon yöneticisi, teslimatı kolaylaştırmak için yararlanıcıyı sınıf, yaş grubu veya departman gibi tek bir dağıtım grubuna atayabilir. Toplu atamada girilen ad veya telefon listesi yalnızca aynı organizasyondaki aktif yararlanıcılarla geçici olarak karşılaştırılır ve ham liste ayrı bir kayıt olarak saklanmaz. Yönetici değişiklikten önce kesin tekil eşleşmeleri, tekrarları, bulunamayanları ve aynı adlı olası eşleşmeleri görür. Aynı adlı aktif yararlanıcılarda doğru çocuğu seçebilmesi için adayların güncel grubu ve aktif veli adları da yalnızca bu önizlemede gösterilir. Ekleme modu çözülemeyen satırları atlayıp yalnız eşleşen kişileri değiştirir; tam liste modu tüm satırlar çözülmeden uygulanamaz ve uygulandığında listede olmayanların yalnızca güncel grup değerini temizler. Bu işlem organizasyon kaydını, velilik ilişkisini, yemek seçimlerini, headcount’u, faturalamayı veya geçmişi değiştirmez; girilen telefonlar ve eşleşme için gösterilen veli adları satıcıya aktarılmaz. Güncel grup yararlanıcının adıyla birlikte yalnızca yetkili satıcının yazdırma görünümünde ve fiziksel etikette gösterilir; doğum tarihinden türetilmez, sağlık/beslenme bilgisi için kullanılamaz, geçmiş öğün veya fatura kayıtlarına kopyalanmaz ve herkese açık QR sayfasında gösterilmez. Bu işleme hizmetin ifası ve doğru teslimata ilişkin meşru menfaate dayanır.
Mobil canlı güncelleme teknik kayıtları, native uygulamanın başlangıçta ve arka planda yaptığı otomatik güncelleme kontrolü sırasında elektronik ortamda toplanır. İşleme, oturum açılmadan önce sözleşme öncesi adımlara, oturum açıldıktan sonra sözleşmenin ifasına ve güvenli hizmet teslimi, süreklilik, teşhis ve olay kurtarma için meşru menfaate dayanır.
Kullanıcı oturum açıp zorunlu karşılama adımlarından sonra kullanılabilir ilk uygulama ekranına ulaştığında önce uygulama içi açıklama gösterilir. İşletim sistemi native push izin istemi yalnızca kullanıcı bildirimleri açmayı seçerse açılır; bildirim çalışma zamanı istemi bulunmayan Android sürümlerinde kayıt yine bu açık seçimden sonra oluşturulur. İşleme sözleşmenin ifasına ve güvenilir hizmet iletişimi meşru menfaatine dayanır; pazarlama amacıyla kullanılmaz.
POİEX operasyon ekibinin serbest metin hizmet duyurusu; seçilen organizasyon grupları için sözleşmenin ifası ve güvenilir hizmet/destek iletişimi meşru menfaatine, kişinin kendi güncel talebiyle kurulan doğrudan destek ilişkisi için sözleşme öncesi adımlar ve müşteri desteği meşru menfaatine dayanır. Operatör, doğrudan numaranın bu güncel ilişki için hukuka uygun olarak elde bulunduğunu ve mesajın pazarlama olmadığını teyit eder; çocuk, sağlık, alerji, diyet veya başka hassas kişisel veri yazmaması konusunda uyarılır. Mesaj ve alıcılar onaydan sonra işlem içinde SMS/push kuyruklarına alınır; gönderim isteği sırasında tedarikçi çağrılmaz. Denetim kaydı mesaj başlığı/gövdesi, iç neden, işlemi yapan hesap, organizasyon, alıcı kapsamları, sayılar ve tekilleştirme özetlerini tutar; doğrudan numarayı veya alıcı listesini toplu kayda kopyalamaz. Her SMS satırı telefon/mesaj anlık görüntüsü ile sağlayıcı durumunu tutar; kullanıcıya bağlı satırlar hesap imhasında temizlenir. Sonuçlanmış push teslim satırları 90 gün sonra silinir.
Android OTP otomatik doldurma akışında mesaj içeriği yalnızca kullanıcı işletim sistemi isteğini kabul ettikten sonra, tek doğrulama isteği için cihaz üzerinde toplanır ve kod ayıklandıktan, akış iptal edildikten veya zaman aşımına uğradıktan sonra tutulmaz. Bu işleme sözleşmenin kurulması veya ifası ile güvenli ve kullanılabilir hesap erişimi meşru menfaatine dayanır. İşletim sistemi isteği teknik cihaz erişim tercihidir; pazarlama açık rızası değildir. Bu akış mesaj içeriğini iştebu! sunucusuna veya yeni bir alıcıya aktarmaz.
Veriler web sitesi, uygulama, OTP/SMS akışı, organizasyon/satıcı yönetici işlemleri, görsel yükleme akışı, destek yazışmaları, KVKK başvuruları, iş e-postası ve sistem kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. İşleme faaliyetleri; sözleşmenin kurulması veya ifası, sözleşme öncesi taleplerin yanıtlanması, hukuki yükümlülük, hizmet güvenliği ve müşteri desteği için meşru menfaat ve zorunlu olmayan çerezler için açık rıza sebeplerine dayanır. Aktif yemek hizmeti satıcısı yöneticisi, amaçlanan ekip arkadaşının telefon numarasını uygulamadaki ekip daveti alanına girer; numara sunucuda yalnızca geçici olarak normalize edilip 72 saatlik bağlantıya bağlanır ve kalıcı olarak kaydedilmez. Davet eden satıcının mesaj için temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış görünen adı ile davet bağlantısı mevcut Vatansms tedarikçisi üzerinden SMS ile iletilir; platform ham telefonu, oluşturma isteği kimliğini, telefon doğrulama etiketini veya oluşturulan SMS içeriğini kalıcı olarak kaydetmez, yalnızca senkron SMS gönderme çağrısının başarılı olup olmadığını boolean gönderim teyidi olarak kaydeder. Bu teyit cihaz teslim raporu değildir. Alıcı mevcut OTP akışıyla aynı telefon numarasını doğrular ve daveti açıkça kullanır. Kabul, operasyon erişimi olmayan üye rolü verir; menü, müşteri, mutfak, teslimat, fatura, hakediş ve ekip yönetimi erişimi verilmez. Mevcut yönetici, gerekli görürse üyeyi daha sonra ayrı bir rol yükseltme işlemiyle yönetici yapabilir. Bu işleme, satıcı hizmetinin ifası ve sözleşme öncesi onboarding ile ekip erişimini güvenli ve denetlenebilir biçimde kurma meşru menfaatine dayanır. Güncel Kişiler akışında okul veya şirketin yetkili yöneticisi tek kişi ya da en fazla 2.000 Excel satırı girer. Tek kişi penceresi önce aynı organizasyondaki aktif ve sona ermiş kayıtları arar. Kesin yeni veya seçilmiş kayıt form gönderildiğinde sunucuda geçici önizleme ve durum belirteciyle doğrulanıp ayrı ikinci onay ekranı olmadan atomik uygulanır; benzer veya belirsiz öğrenci eşleşmesi karşılaştırma ve açık onay için durur. Excel tablosu yalnız önizleme ve uygulama sırasında geçici olarak işlenir, ayrı bir liste olarak saklanmaz. Her Excel satırı eklenecek, değişmeyecek veya hatalı olarak gösterilir; yinelenen satır, geçersiz telefon veya bulunmayan grup işlemi durdurur. Yeni numaralar doğrudan aktif üyeliğe eklenir; organizasyon adını, https://istebu.app/app bağlantısını ve aynı telefonla giriş yönlendirmesini içeren, katılım kodu içermeyen SMS Vatansms kuyruğuna alınır. Excel akışı ekleme veya tam liste uzlaştırması yapar ve tüm etkileri uygulamadan önce gösterir. Desteklenen eski istemciler geçiş uyumluluğu süresince yalnız bir kapsam için (veli, okulda kendi öğününü yiyen veya şirket çalışanı) telefon listesi girebilir; liste yalnız seçilen kapsamdaki aktif ilişkilerle geçici olarak karşılaştırılır. Eşleşen kişilere yeniden SMS gönderilmez; başka bir organizasyondaki hesap veya üyelik durumu yöneticiye açıklanmaz. Bu uyumlu eski akışta “sadece ekle” başka kimseyi çıkarmaz; “tam liste” önizleme ve onaydan sonra listede olmayan uygun ilişkileri otomatik sona erdirir, kapsam dışındaki roller korunur. Ayrıca yetkili POİEX operatörü, hukuka uygun olarak mevcut hizmet veya destek ilişkisi için tutulan tek bir doğrudan telefon numarasını ve/veya seçilen organizasyonun aktif yemek yiyen, veli ve yönetici gruplarını alıcı önizlemesiyle birleştirip SMS ve/veya kullanıcının etkinleştirdiği native push üzerinden operasyonel duyuru gönderebilir. İç neden, pazarlama dışı amaç teyidi ve varsa doğrudan numaranın bu güncel ilişki için hukuka uygun elde tutulduğu teyidi denetim kaydında tutulur; doğrudan numara toplu kayıt yerine yalnız gerekli SMS satırında yer alır.
Web sitesindeki sabit iletişim düğmesi, kişinin göndermeyi seçtiği genel hazır mesajı WhatsApp Business hattında açar. Şirket, okul veya yemek firması sayfalarındaki demo bağlantıları önce yurt dışı aktarım bilgisini gösteren iletişim sayfasına, ardından hedef kitleye göre hazırlanmış WhatsApp mesajına yönlendirir; bağlantıyı açmak mesajı göndermez. Mesajı göndermeyi seçerseniz telefon numaranız, demo talebi, görüşme içeriği ve yanıt kayıtları WhatsApp/Meta üzerinden elektronik ortamda toplanır. Uygulama içindeki okul referansı kartı da kişinin göndermeyi seçtiği kaynak bilgili hazır mesajı aynı hatta açar ve çocuk verisi içermez. İşleme, kişinin kendi talebi üzerine sözleşme öncesi adımlar ve gelen satış taleplerini yanıtlamak için meşru menfaate dayanır (KVKK Madde 5/2-c ve 5/2-f). Talep dışındaki sonraki pazarlama iletişimi ayrı açık rıza gerektirir.
Yetkili organizasyon yöneticisinin seçim hatırlatmasında alıcılar gönderim anında yalnız ilgili organizasyondaki eksik seçimlerden yeniden hesaplanır; self-eater ve veli grupları bağımsız seçilir ve iki sıfatı taşıyan hesaba tek birleşik SMS gider. Veli mesajında seçimi eksik çocuğun ön adı yer alır. Yeni açık gönderim onayı daha önce hatırlatılmış kişiye de yeni SMS gönderebilir; yalnız aynı yöneticiye bağlı aynı istek kimliğinin tekrarı tekilleştirilir. SMS mevcut Vatansms tedarikçisiyle iletilir; gönderen yönetici, organizasyon, gün, grup, alıcı kullanıcı/telefon, mesaj içeriği ve kuyruk/sağlayıcı-hata kaydı saklanır. İşleme müşteri hizmet sözleşmesinin ifası ve güvenilir yemek operasyonu meşru menfaatine dayanır.
Yemek hizmeti satıcısı bir yemek faturası PDF’ini kaydettiğinde, platform sözleşmenin ifası ve faturalama/tahsilata ilişkin hukuki yükümlülük kapsamında aktif şirket yöneticilerine uygulama içi ödeme aksiyonu gösterir ve mevcut Vatansms tedarikçisi üzerinden yönetici başına tek bir operasyonel SMS kuyruğa alır. SMS; temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış satıcı adını, kapsanan mutabakat sayısını, fatura brüt tutarını ve uygulamadaki ödeme bilgilerini inceleme çağrısını taşır. Alıcı kullanıcı/telefon, oluşturulan SMS içeriği, kuyruk/gönderim durumu, sağlayıcı mesaj kimliği veya son hata ve fatura bazlı tekilleştirme anahtarı fatura kaydıyla ilişkili tutulur; bu kayıt cihaz teslim teyidi değildir.
Fatura/muhasebe verileri ayrıca şirket yöneticisinin belirlenmiş alıcı beyanını; tevkifat oranı, kodu ve eşiğini; tevkif edilen KDV’yi ve bankadan ödenecek tutarı içerir. Beyan varsayılan olarak kapalıdır ve yalnız henüz faturalanmamış mutabakatlara uygulanır. 2026 tarihli yemek faturalarında Satıcı’nın tek faturada seçtiği tamamlanmış haftaların KDV dâhil toplamı 12.000 TL’yi aşarsa sistem 5/10 oranını, yemek hizmeti kodu 604’ü, tevkif edilen KDV’yi ve bankadan ödenecek tutarı fatura ve hafta bazında sabitler. Fatura brütü değişmez; Alıcı bankaya brüt eksi tevkif edilen KDV’yi öder ve tevkif edilen kısmı KDV2 kapsamında beyan/öder. Kesilmiş faturanın tahsilat/hakediş kaydı sonraki beyan değişikliğiyle değiştirilmez; yeni vergi yılı eşiği tanımlanmamışsa tevkifatlı fatura oluşturulmaz. Bu işleme sözleşmenin ifası ve vergi/fatura yükümlülükleri hukuki sebebine dayanır.
Şirket yöneticisinin EFT/havale sonrasında girdiği ödeme tarihi, otomatik kaydedilen beyan sahibi ve zamanı ile isteğe bağlı PDF/görsel dekont; sözleşmenin ifası, faturalama ve tahsilatın operasyonel kontrolü ve yasal kayıt yükümlülüğü için işlenir. Dekont Cloudflare R2 özel nesne depolamasında tutulur ve yalnız kısa süreli yetkili bağlantıyla açılır. Beyan banka tahsilat teyidi, borcun kapanması veya Satıcı hakedişinin açılması değildir.
| Faaliyet | Başlıca veriler | Hukuki sebep | Alıcı grupları |
|---|---|---|---|
| Web sitesi ve çerez tercihleri | Dil tercihi, çerez tercihi, sayfa kullanımı, cihaz ve tarayıcı bilgileri. | Zorunlu çerezler için hizmetin çalışması ve meşru menfaat; Microsoft Clarity için açık rıza. | Cloudflare, Microsoft Clarity. |
| Kimlik doğrulama ve oturum | Telefon numarası, OTP denemeleri, refresh oturumu, güvenlik kayıtları. | Sözleşmenin kurulması veya ifası ve hesap güvenliği için meşru menfaat. | Hetzner, Cloudflare, Vatansms, Sentry. |
| Yemek hizmeti satıcısı ekip daveti | Geçici olarak işlenen amaçlanan telefon numarası; SMS'te kullanılan, mesaj için temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış satıcı görünen adı; organizasyon, operasyon erişimi olmayan üye rolü, davet belirteci özeti, davet eden/kullanan/iptal eden hesap, durum ve zamanlar; kabul sonrasında aktif üyenin adı, doğrulanmış telefonu, üyeliği ve oturum kayıtları. | Satıcı hizmetinin ifası ve sözleşme öncesi onboarding; ekip erişiminin güvenli ve denetlenebilir kurulması için meşru menfaat. | Hetzner ve Cloudflare (uygulama isteğinin barındırılması ve iletimi); Vatansms (hedef telefon numarası, davet eden satıcının mesaj için temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış görünen adı ve davet bağlantısının SMS ile iletimi ile OTP doğrulaması). Yeni bir tedarikçi kullanılmaz. |
| Yemek operasyonu ve geri bildirim | Ad, telefon, organizasyon, rol, yemek seçimi ve manuel/otomatik kaynağı, açık “yemeyeceğim” tercihi ile yetkili işlem yapan kişi, otomatik sipariş ayarı ve ek yemek yüzdesi, finalizasyonda seçilen menü-yemek snapshot'ı, ek yemek adedi dâhil durum ve adetler, toplu adet, teslim günü, puan, yorum ve uygulama içi görüş/öneriler; teslimat koşulu veya otomatik kişi siparişi ayarı değişikliği SMS/push bildiriminde alıcı, mesaj içeriği ve kuyruk/gönderim kaydı. Ek yemek yüzdesi yönetici ödeme teyidiyle tüm servislere uygulanır; son tarihte manuel ve otomatik öğün toplamına bir kez uygulanıp yukarı yuvarlanan sistem kaynaklı toplu sipariş headcount ve faturaya dâhil edilir. Sonraki oran değişikliği geçmiş siparişi değiştirmez. | Sözleşmenin ifası; hizmet kalitesi ve güvenilir operasyonel hizmet iletişimi için meşru menfaat. | Yöneticiler (kendi organizasyonlarının tüm operasyon verisi); yemek hizmeti satıcıları (kişi sayısı, menü atamaları, toplu sipariş, teslimat lokasyonu ve — yararlanıcının teslimat etiketinde kendi yemeğini bulabilmesi için — ad bilgisi: yararlanıcının adı ve soyadı, aynı ön adı taşıyan kişilerin kutularının teslimat sırasında karışmaması için. Telefon ve e-posta paylaşılmaz); Hetzner, Cloudflare, Sentry; teslimat koşulu değişikliği SMS'i için Vatansms (alıcı telefon, SMS güvenliği için normalize edilip uzunluğu sınırlandırılan yemek hizmeti satıcısı ve müşteri organizasyonu adları, güncel teslimat ve son sipariş saatleri ve mesaj içeriğinin iletimi). Uygulama içi görüş/öneriler yöneticilere veya yemek hizmeti satıcılarına açılmaz; yalnızca POİEX iç operasyon ekibinin yetkili operasyon panelinde tutulur. E-posta kopyası oluşturulmaz; gerektiğinde gönderenin hesap bağlantısı ve telefon numarası üzerinden dönüş yapılabilir. |
| Toplu mutfak talebi tahmini | Son bireysel yemek seçimleri, yararlanıcının kayıt/ayrılma zamanları ve son 96 saatte başarıyla gönderilen davetlerin tekilleştirilmiş telefon, davet türü ve gönderim zamanı. Başarısız/eski gönderimler ile ilgili aktif yararlanıcı veya veli kaydıyla eşleşmiş telefonlar hesaba katılmaz. Kişi bazlı ara sonuç yalnızca istek sırasında geçici olarak hesaplanır ve saklanmaz. | Müşteri hizmet sözleşmesinin ifası, sözleşme öncesi onboarding ve güvenilir hizmet operasyonu meşru menfaati. | Yemek hizmeti satıcısına yalnızca toplu mutfak ve yemek adetleri gösterilir; telefon, kişi bazlı olasılık veya aktivite profili aktarılmaz. Hesaplama Hetzner ve Cloudflare üzerindeki mevcut uygulama altyapısında yapılır. |
| Veli aracılığıyla çocuk yemek koordinasyonu | İlk okul kaydı için çocuğun adı-soyadı, ilk veli telefonu, isteğe bağlı veli adı ve sınıf/dağıtım grubu; yemek kullanımı başladığında seçim, iptal, puan ve değerlendirme notu ile velinin işlem kaydı. | Okul yöneticisinin öğrenci kaydı ve sonraki yemek koordinasyonu için müşteri hizmet sözleşmesinin ifası ile doğru, sınırlı okul yemek operasyonuna ilişkin meşru menfaat; velinin kendi hesap verisi için sözleşmenin ifası ve hizmet operasyonu meşru menfaati. | Her okul/şirket yöneticisi yalnızca kendi organizasyonundaki çocuk kaydı ve yemek operasyonu; yemek hizmeti satıcısı yalnızca hizmet verdiği organizasyon için diğer yemek yiyenlerle aynı asgari ad bilgisi; Hetzner, Cloudflare, Sentry. |
| Görsel yükleme | Avatar, organizasyon logosu, yemek görseli, yükleyen kullanıcı, dosya türü ve boyutu. | Sözleşmenin ifası ve hizmetin işletilmesi için meşru menfaat. | Cloudflare R2, Hetzner, Cloudflare. |
| Fatura, tahsilat ve hakediş | Organizasyon, resmi unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi, satıcı hakedişi için TR IBAN, fatura dönemi, teslimat kaydı ve sipariş toplamları. | Sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük. | Bağlı yemek hizmeti satıcısı (yalnızca yemek faturasını düzenlemek için müşteri organizasyonun fatura kimliği: resmi unvan, VKN, vergi dairesi, fatura adresi); muhasebe ve hukuk danışmanları, yetkili kamu kurumları, Paraşüt (e-fatura/muhasebe), Hetzner, Cloudflare, Sentry. Aracılık faturası ve tahsilat POİEX üzerinden yürütülür. |
| Destek, KVKK başvuruları ve iş e-postası | E-posta adresi, varsa ad, telefon, organizasyon, mesaj içeriği, doğrulama ve yanıt kayıtları. | Sözleşme öncesi talep, sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük ve müşteri desteği için meşru menfaat. | Google Workspace, yetkili kamu kurumları, hukuk ve muhasebe danışmanları. |
| Gelen satış/iletişim talebi (WhatsApp) | Telefon numarası, hedef kitleye göre hazırlanmış demo talebi, görüşme içeriği ve yanıt kayıtları; okul referansında ayrıca referans verilen okul adı, şehir ve kaynak organizasyon. | İlgili kişinin kendi talebi üzerine sözleşme öncesi adımlar ve gelen satış taleplerini yanıtlamak için meşru menfaat (KVKK Madde 5/2-c ve 5/2-f). İletişimi kişi kendisi başlattığından açık rıza alınmaz; bu, istenmeyen ticari elektronik ileti olmadığından 6563 sayılı Kanun / İYS ön onay rejimi dışındadır. | WhatsApp/Meta (mesaj iletimi; yurt dışı), POİEX satış ekibi. |
| Yedekleme ve teşhis | Veritabanı kayıtları, cron ping zamanı ve durumu, request id, durum kodu, stack trace, yapılandırılmış loglar, maskelenmiş replay olayları; üretim web/native uygulamasında açılış veya sekme geçişi kilometre taşının adı ve süresi, uygulama sürümü, platformu ve organizasyon kimliği yer tutucuyla değiştirilmiş rota. Bu özel performans alanları ad, telefon, yemek, fatura veya serbest metin iş içeriği taşımaz. | Hizmet sürekliliği, güvenlik ve hata teşhisi için meşru menfaat; saklanması zorunlu kayıtlar için hukuki yükümlülük. | Cloudflare R2, Sentry, Healthchecks.io, Hetzner. |
| Mobil canlı güncelleme | Uygulama kimliği ve sürümü, native build, platform, işletim sistemi sürümü, Android'de kurulum için üretilip uygulama tercihlerinde saklanan rastgele UUID, iOS'ta Apple'ın aynı geliştiricinin uygulamaları için sağladığı `identifierForVendor` (IDFV), yüklü paket kimliği, güncelleme kanalı, eklenti sürümü ve IP adresi. | Oturum açılmadan önce sözleşme öncesi adımlar; oturum açıldıktan sonra sözleşmenin ifası; güvenli hizmet teslimi, süreklilik, teşhis ve olay kurtarma için meşru menfaat. | Capawesome Cloud (Genz IT Solutions GmbH) ve altyapı alt işleyenleri. |
| Native push bildirimi | Firebase kurulum kimliği ve kayıt belirteci, rastgele kurulum UUID'si, hesap bağlantısı, platform/sürüm/build/dil/saat dilimi, son yenileme zamanı, bildirim başlığı-gövdesi-uygulama içi bağlantısı ve sağlayıcı kabul/hata kaydı. | Sözleşmenin ifası ve güvenilir hizmet iletişimi için meşru menfaat; işletim sistemi izni ve uygulama içi etkinleştirme kullanıcının özellik tercihidir. | Google LLC (Firebase Cloud Messaging); iOS teslimi için Apple Push Notification service (APNs). |
5. Aktarım
Yapay zekâ destekli yemek zenginleştirmede yemek/ürün taslağı ve üretilen yanıtlar ABD/global altyapıda hizmet veren OpenAI, L.L.C.‘ye aktarılır. Bu akışa kullanıcı adı, telefon, organizasyon adı, yemek seçimi, çalışan, veli veya çocuk kaydı sistem tarafından eklenmez. OpenAI için KVKK Madde 9 güvence mekanizması henüz tamamlanmamıştır; güncel durum Tedarikçi Listesi sayfasında yayımlanır.
Mobil canlı güncelleme teknik verileri, native uyumluluğu kontrol etmek, imzalı güncelleme paketlerini teslim etmek, benimsenmeyi ölçmek, teslim sorunlarını teşhis etmek ve geri almayı desteklemek amacıyla Capawesome Cloud’a (Genz IT Solutions GmbH) aktarılır. AB uç noktası kullanılır; sağlayıcı Almanya’da, bazı alt işleyenleri ABD’dedir. Türkiye bakımından KVKK Madde 9 güvence mekanizması henüz tamamlanmamıştır.
Native push teslimi için Firebase kurulum kimliği, hedef kayıt belirteci ve bildirim yükü Google LLC’nin Firebase Cloud Messaging hizmetine aktarılır; iOS’ta FCM, APNs üzerinden teslim eder. Yetenek testi için bekleyen mesaj ömrü bir saat, değerlendirme hatırlatması için ilgili organizasyonun yerel gün sonuna, operatör onaylı hizmet duyurusu için 24 saate kadardır. Google’ın ABD/global altyapısına aktarım için KVKK Madde 9 güvence mekanizması henüz tamamlanmamıştır.
Kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi için yöneticiler, yemek hizmeti satıcıları, barındırma ve güvenlik sağlayıcıları, nesne depolama ve yedekleme sağlayıcıları, iş e-postası sağlayıcısı, hata izleme, cron izleme, analitik, SMS, fatura, muhasebe, hukuk ve yetkili kamu kurumlarıyla sınırlı olarak paylaşılabilir. Başlıca teknik tedarikçiler Hetzner, Cloudflare, Cloudflare R2, Google Workspace, Sentry, Healthchecks.io, Microsoft Clarity, Vatansms, Paraşüt ve WhatsApp/Meta’dır. Güncel tam liste için bkz. Tedarikçi Listesi. Bu tedarikçilerin Vatansms ve Paraşüt dışındakiler Türkiye dışında bulunduğundan yurt dışı aktarım gerçekleşmektedir; Vatansms ve Paraşüt Türkiye yerleşiktir. KVKK Madde 9 kapsamındaki güvence mekanizmaları (Kurul’un uygun bulduğu ülke veya sektör kararı, Standart Sözleşme — imzayı izleyen 5 iş günü içinde Kurul’a bildirim — taahhütname veya bağlayıcı şirket kuralları) ilgili tedarikçiler bazında halen tamamlanma aşamasındadır. Yemek hizmeti satıcılarına yalnızca operasyon için gereken alt küme veri aktarılır: günlük kişi sayısı, menü atamaları, toplu sipariş kalemleri, teslimat lokasyonu ve teslimat etiketleri için yararlanıcının kendi yemeğini bulabilmesini sağlayan ad bilgisi. Etikette yararlanıcının adı ve soyadı gösterilir; böylece aynı ön adı taşıyan kişilerin kutuları teslimat sırasında karışmaz. Yararlanıcının telefon numarası ve e-posta adresi yemek hizmeti satıcılarıyla paylaşılmaz. Teslimat etiketindeki karekod (QR), yararlanıcının ilgili öğünün bilgi sayfasına erişmesini sağlayan tahmin edilemez tekil bir bağlantı içerir. Bu sayfa oturum açma gerektirmeden yalnızca bağlantıya sahip olan kişilerce (ör. etiketi fiziksel olarak görenler) açılabilir; kişisel veri olarak etikette zaten yazılı olandan fazlasını göstermez (ön ad, o güne ait yemek seçimi, yemek hizmeti satıcısının adı, tarih ve teslim saati) ve ayrıca yemeklere ait beyan edilmiş gıda bilgilerini (açıklama, alerjen, beslenme etiketi, özel uyarı ve enerji değeri — kişisel veri değil, ürün bilgisi) gösterir. Aynı sayfa, teslimattan sonraki 24 saat boyunca öğünün bir defaya mahsus puanlanmasına imkân verir; fiyat, telefon veya başka iletişim bilgisi içermez. Bu 24 saatlik üst sınır yalnızca oturum açılmadan kullanılan QR bağlantısı içindir; oturum açmış kullanıcılar ve veliler, teslim edilmiş ve daha önce değerlendirilmemiş kendi veya çocuk öğünlerini uygulama içinde daha sonra da bir defa değerlendirebilir. Toplu sipariş edilen öğünlerin kutu etiketlerindeki karekod da aynı şekilde çalışır; bu sayfa herhangi bir yararlanıcı kimliği yerine yalnızca sipariş eden organizasyonun adını ve o günün yemeklerini gösterir ve oturum açmadan kutu başına bir defa puan vermeye imkân tanır. Toplu kutu puanı hiçbir kişiye bağlanmadığından kişisel veri içermez ve KVKK Madde 7 kapsamında silinecek bir kimlik bağı taşımaz. Doğrulaması tamamlanan yemek hizmeti satıcısının tanıtıcı bilgileri (ticaret unvanı ve VKN), 6563 sayılı Kanun ve E-Ticaret Yönetmeliği madde 5 kapsamında satıcı şeffaflık yükümlülüğü gereği pazaryerinde herkese açık olarak ve bağlı müşteri organizasyonlara uygulama içinde gösterilir; yemek hizmeti satıcısının gıda işletme kayıt numarası iç uyum verisi olarak kalır ve müşterilere açıklanmaz.
Web sitesindeki sabit iletişim düğmesinden veya yurt dışı aktarım bilgisinin gösterildiği şirket, okul ve yemek firması iletişim sayfalarından gönderilen mesaj ile uygulama içindeki okul referansı görüşmesi WhatsApp/Meta altyapısı üzerinden iletilir. Meta Türkiye dışında yerleşik olduğundan yurt dışı aktarım gerçekleşir ve yukarıdaki KVKK Madde 9 güvence mekanizmaları bu sağlayıcı için de halen tamamlanma aşamasındadır. Her iki iletişimi de ilgili kişi kendisi başlatır; bağlantıyı açmak mesajı göndermez. Okul referansı mesajında çocuk verisi yer almaz. Talebe yanıt verilir; bunun dışındaki sonraki pazarlama iletişimi ayrı açık rıza gerektirir.
Yemek hizmeti satıcısı ekip davetinin oluşturma ve kullanma istekleri mevcut Hetzner ve Cloudflare altyapısından geçer; hedef telefon numarası, davet eden satıcının mesaj için temizlenmiş ve uzunluğu sınırlandırılmış görünen adı ve davet bağlantısı Türkiye’de yerleşik mevcut Vatansms tedarikçisi üzerinden SMS ile iletilir. Bu özellik için yeni bir tedarikçi kullanılmaz ve platform oluşturulan SMS gövdesini kalıcı olarak saklamaz. Hetzner ve Cloudflare için yukarıda açıklanan mevcut yurt dışı aktarım durumu ve tamamlanma aşamasındaki KVKK Madde 9 güvence mekanizmaları geçerlidir.
6. Saklama ve hesap silme
WhatsApp üzerinden gelen web demo talepleri ve okul referansı görüşmeleri 1 yıl saklanır.
Capawesome teslim metaverisi ve pasif güncelleme paketleri aktif plana göre 30, 60 veya 90 gün (en fazla 90 gün) tutulur. Hizmet sona erdiğinde aktif sistem verileri 30 günlük dışa aktarma döneminden sonra silinir; değiştirilemez yedekler 30–90 günlük rotasyonla düşer.
Platformdaki push kaydı; cihaz ayarlarında bildirim izninin kapatıldığını uygulama bir sonraki açılışında veya ön plana gelişinde gördüğünde, çıkışta, hesap kapatıldığında, sağlayıcı belirteci geçersiz bildirdiğinde veya 30 gün yenilenmediğinde silinir. Hesap kapatma, platformdaki kayıt belirtecini ve hesap-kurulum bağlantısını derhal siler. Sonuçlanmış push kuyruk kayıtları 90 gün sonra silinir. Firebase, Firebase kurulum kimliğini sağlayıcı silme API’si çağrılıncaya kadar sakladığını ve çağrıdan sonra canlı ve yedek sistemlerden kaldırmanın 180 gün içinde tamamlandığını belirtir.
Saklama süreleri işleme amacına göre değişir; ayrıntılar için Gizlilik Politikası 6. maddesine bakınız. Yemek hizmeti satıcısı ekip daveti sunucu tarafından en fazla 72 saat kabul edilir; tarayıcı oturumundaki kopyası davet kullanıldığında, açıkça temizlendiğinde veya ilgili sekme oturumu kapandığında sona erer. Amaçlanan kişinin ham telefon numarası, oluşturma isteği kimliği ve telefon doğrulama etiketi sunucuda tutulmaz. Organizasyon, davet eden/kullanan/iptal eden hesap, durum, zamanlar ve SMS gönderme çağrısının başarı teyidinden oluşan yetkilendirme denetim kaydı aktif müşteri dönemi boyunca, fatura, erişim uyuşmazlığı veya hukuki kayıtla bağlantılıysa 10 yıl saklanır. Gönderim başarı teyidi cihaz teslim raporu değildir. Kullanılmamış davet iptal edilebilir ve daveti oluşturan kişinin aktif yöneticiliği veya üyeliği sona erdiğinde geçersiz olur. Hesabınızı uygulama içindeki “Hesabımı sil” akışı ile veya yazılı KVKK Madde 7 başvurunuzla silebilirsiniz.
Yaşam döngüsü kontrolleri geçildikten sonra uygulama içindeki “Hesabımı sil” akışı hesabınızı derhal kapatır: oturumlarınız sonlandırılır, hesabınıza yeniden giriş yapılamaz, aktif üyelikleriniz sona erer, süresi gelmemiş yemek seçimleriniz iptal edilir ve telefon numaranız aynı numarayla yeniden kayıt olmanızı engellemeyecek şekilde hesaptan ayrılır. Kişisel verileriniz kapatma anında henüz yok edilmez; işlemlerin gerçekliğinin ispatı ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla (KVKK Madde 5/2-e) erişime kapalı biçimde saklanır ve kapatmayı izleyen periyodik imha döngüsünde (en geç altı ay içinde) silinir veya anonim hâle getirilir. Yazılı KVKK Madde 7 başvurunuz üzerine ise silme işlemi en geç 30 gün içinde tamamlanır.
Bu hesap kapatma akışı, operasyon erişimi olmayan aktif yemek hizmeti satıcısı ekip üyesini de kapsar ve ilgili satıcı üyeliğini sona erdirir. Başka bir yönetici belirleme ön koşulu bu role uygulanmaz; yalnızca üye daha önce yöneticiye yükseltilmiş ve organizasyonun tek aktif yöneticisi olmuşsa aşağıdaki kural devreye girer.
Velinin çocuğu adına yaptığı yemek seçimi, puan ve değerlendirme kayıtları zamana bağlı olarak otomatik silinmez; hizmet ilişkisi boyunca saklanır. Veli çocuğu kaldıramaz ve aktif öğrencinin son veli bağı sona erdirilemez. Okul yöneticisi başka aktif veli varken tek bir veli bağını kaldırabilir veya öğrenci kaydını sona erdirebilir. Bir hesap aktif öğrencinin tek velisiyse uygulama içi hesap kapatma ya da okuldan ayrılma, okul başka veli bağlayana veya öğrenciyi sona erdirene kadar reddedilir. Yazılı KVKK Madde 7 başvurusu bu ön koşula bağlı olmaksızın okul koordinasyonuyla en geç 30 gün içinde ayrıca işlenir. Çocuğun kimlik bilgisinin silinmesi ayrı bir yetkili KVKK sürecidir; faturaya konu geçmiş kayıtlar kimlik bağı koparılarak saklanır. Çocuğun verisine ilişkin KVKK haklarını veli kullanır.
Velinin kendi başlattığı hesap kapatma veya okuldan ayrılma, aktif öğrencinin tek velisi olduğu sürece önceki yaşam döngüsü korumasına tabidir. Buna karşılık okul yöneticisi, öğrenciyi aktif ve velisiz bırakmayan aile ayrılmasını yukarıdaki etki önizlemesiyle tamamlayabilir; bu işlem çocuk kimliğini silmez ve yazılı KVKK Madde 7 sürecinin yerini almaz.
Silme işlendiğinde adınız, telefon numaranız, profil görseliniz (depolama alanındaki görsel dosyası dahil) ve onay kayıtlarınızdaki kişisel veriler (IP adresi, cihaz bilgisi) silinir; yemek kayıtlarındaki yemek öznesi (eater) adınız da çıkarılır. Geçmiş yemek seçimleri, toplu siparişler, puanlamalar ve faturalandırmaya konu kayıtlar, kimlik bağlantısı koparılarak Vergi Usul Kanunu Madde 253 ve Türk Borçlar Kanunu Madde 146 uyarınca yasal saklama süresince anonim hâlde tutulur. Uygulama hakkında gönderdiğiniz serbest metin görüş ve öneriler, ürünü iyileştirmek amacıyla saklanır; silme işlendiğinde kimlik bağı koparılır (görüşün hesabınızla bağlantısı kaldırılır), metnin kendisi korunur. Yemek değerlendirmesine eklediğiniz serbest metin notunun içeriği silme işlendiğinde temizlenir; değerlendirme kaydının kendisi silinmez, yapılandırılmış yıldız puanıyla birlikte kimlik bağı koparılarak anonim biçimde saklanmaya devam eder. Onay kayıtlarınızın varlığı ve tarihi denetim amacıyla saklanır; kişisel bilgileri silinir.
Yalnızca bir organizasyonun tek aktif yöneticisiyseniz, hesap silme talebiniz bu organizasyon için başka bir yönetici belirleyene kadar reddedilebilir. Bu, KVKK Madde 7 hakkınızın reddi değil; diğer kullanıcıların hizmete erişimini korumaya yönelik bir ön gerekliliktir.
7. KVKK madde 11 hakları
KVKK madde 11 kapsamındaki bilgi alma, düzeltme, silme/yok etme, aktarılan üçüncü kişilere bildirim, itiraz ve zarar giderimi taleplerinizi kvkk@istebu.app adresine iletebilirsiniz. Bilgi alma ve veri taşınabilirliği hakkınızı uygulama içinden “Verilerimi indir” akışıyla doğrudan kullanabilirsiniz. Oluşturulan dışa aktarım; hesap bilgilerinizi, aktif ve sona ermiş üyeliklerinizi ve daveti oluşturan, kullanan veya iptal eden hesap olarak size bağlı yemek hizmeti satıcısı ekip daveti denetim kayıtlarını içerir. Davet kaydı SMS gönderme çağrısının başarı teyidini gösterir; ham hedef telefon, oluşturma isteği kimliği, telefon doğrulama etiketi, davet belirteci ve SMS gövdesini içermez. Operasyon erişimi olmayan ekip üyesi de bu kapsamdadır.